Tips para tus correos electrónicos en inglés

Redactar correos electrónicos en inglés correctamente, requiere prestar atención a 3 aspectos fundamentales.

En ocasiones escribimos correos en inglés y no estamos del todo seguros con algunas frases o expresiones, porque no tenemos claro su significado o cómo serán interpretadas.

Un correo bien redactado invita a responder rápidamente y de manera fácil.

Cada día tenemos que leer muchos correos, gran parte de ellos directamente en dispositivos móviles, donde la pantalla es más pequeña, si facilitamos la lectura de nuestros correos, todos ganamos y nuestra productividad también.

En este artículo quiero facilitarte información sobre 3 aspectos que te ayudarán a ser más eficiente cuando escribas correos en inglés:

• ESTRUCTURA.
• FRASES ESTÁNDAR.
• ERRORES MÁS COMUNES AL TRADUCIR A INGLÉS

¡Comenzamos!

¿Cuáles son los ingredientes de un correo electrónico (en inglés) perfecto?

Antes de comenzar la estructura de un email en inglés.

¿Alguna vez has recibido un correo en inglés y nada más verlo ya estás agobiado porque no lo entiendes? Esto pasa muchas veces porque falta lo básico, ¡la estructura!

Cuando redactamos un correo tenemos que planificar qué es lo que queremos lograr con ese correo y cuál es la estructura óptima para garantizar el resultado que quiero. Parece obvio, pero muchas veces mandamos un correo y no hemos concretado en él qué es lo que queremos conseguir.

El correo tiene que ser claro y conciso: claro en cuanto a lo que quieres conseguir y conciso en cuanto a “ir al grano”.

Si haces todo lo mencionado, será fácil de leer. Cuando vayas a redactar el correo tienes que pensar en “ponérselo fácil” a la persona que lo va a leer, de este modo tendrás más posibilidades de recibir una respuesta.

Y, tiene que ser atractivo.  Cuando abres un correo, si en el primer vistazo te resulta atractivo, porque tiene párrafos bien estructurados y puntos importantes resaltados, etc, te invita enseguida a leer y también a responder.

Por lo tanto, lo primero que tenemos que pensar es “¿Cuál es mi objetivo?” (¿Qué quieres lograr con este correo?) A veces nos ponemos a escribir y olvidamos cuál era el objetivo. No es lo mismo: “quiero que mi cliente sea consciente de que tiene facturas pendientes”, que: “quiero que mi cliente pague lo antes posible la factura pendiente”. 

¿Tienes siempre los objetivos bien identificados en los correos?

Te recomiendo hacerte un planning en un excel, antes te enviar el correo, respondiendo a las preguntas: “¿Cuál es el motivo de mi correo? ¿Por qué estoy escribiendo?, ¿Qué debería decir? ¿Qué es lo que no funcionará?”, para sintetizar así las respuestas y poder pasar a estructurarlo de manera óptima.

Bien, partiendo de que ya sabemos lo que queremos conseguir, ¡vamos a la ESTRUCTURA!

Estructura de un correo electrónico perfecto.

La redacción de un correo electrónico marca la diferencia entre profesionales. Si lo haces siguiendo la estructura correcta no habrá dudas.

Primeramente, pensaremos a quién vamos a dirigir el correo y a quién estamos poniendo en copia, si pensamos un poco más quizá podemos quitar a gente en copia. Ser críticos con la lista de circulación hará que no perjudiquemos la productividad de otros.

Tenemos que ser cuidadosos con el asunto. Muchas veces arrastramos un asunto que ya no tiene que ver con el objetivo del correo.

Pensar en el tono del correo también es importante. A veces escribes un correo y una persona percibe un tono que no le gusta y te lo dice, en cambio las otras personas que estaban en el correo no han percibido tal tono y es que no podemos controlar siempre el impacto que tienen nuestras palabras o expresiones, porque al final el impacto de la comunicación está en el cerebro de la persona que lo recibe, con lo cual influyen muchas variables…

En cuanto a la estructura, pensamos en 3 partes:

• Introducción, donde saludamos o nos presentamos.
• Contextualización, donde exponemos los detalles, identificamos acciones y cuando estemos finalizando esta parte hacemos una llamada o invitación a que pase algo.
• Cierre o despedida.

Ahora que ya sabemos el formato que tenemos que buscar o la estructura, hablemos de los “opening” y los “closing”.

Para saludos y despedidas, te muestro la secuencia que siempre aprendimos, de más formal a menos formal, pero hoy en día estas reglas ya no existen en correo electrónico, hay cierta anarquía. Nos vamos hacia tonos más neutrales o informales en correos en general.

• En inglés antiguo para escribir cartas, había reglas como por ejemplo si abrías con ‘Dear Sir/Madam’, cerrabas con ‘Yours Faithfully’, y si abrías con ‘Dear Mr. Jones’, cerrabas con ‘Yours sincerely’, pero ahora ‘Faithfully’ apenas se usa en correo electrónico, puedes combinar un ‘Dear Sir /Madam’ con ‘Yours sincerely’ perfectamente.
• Con ‘Mr. o Ms.’ tienes que saber si la persona está o no casada y eso nunca se sabe, con lo cual mejor ir a lo genérico: ‘Dear Sir/Madam’
• Si ya sabes su nombre, pero mantienes cierto respeto: ‘Dear Mary’
• ‘Good morning Mary’ también es perfecto, similar a ‘Hi Mary’.
• ¿Conoces a la persona? Porque si no la conoces tienes que escribir ‘Dear’…sí o sí.

Frases estándar en inglés, para uso habitual en correos electrónicos y reuniones.

Hay frases en inglés que usamos continuamente en nuestros emails o en presentaciones, reuniones y negociaciones. Tenerlas a tu alcance te hará ser más eficiente cuando escribas tus correos electrónicos, encontrarás recursos para todas estas situaciones:

• Siendo social.
• Principio del correo electrónico.
• Respondiendo a posibles cuestiones.
• Disculpándote.
• Anexos e información.
• Solicitudes y consultas.
• Pidiendo aclaraciones.
• Compartir información.
• Obtener y dar la aprobación.
• Programación.

Pincha en este enlace y descárgate la “súper chuleta” de Mi ofi en casa. ¡Te va a encantar!

Se trata de un documento PFD, de 7 páginas, que contiene un listado de frases ordenadas siempre “de más formal a informal” para diferentes usos: siendo social; principio del correo electrónico; respondiendo a posibles cuestiones; disculpándote; anexos e información; solicitudes y consultas, etc.

Errores más comunes al traducir al inglés y herramientas para solucionarlos.

Cuando nos ponemos a escribir o hablar en inglés, partimos del castellano y tenemos la frase en nuestra mente y cuando la vamos a escribir en inglés, lo hacemos como creemos, sin parar muchas veces a pensar si es correcto o no. A veces por falta de tiempo o por no tener un guiri al lado a quien preguntar.

Te invito a que seas un poco más crítico con las frases que usas utilizando la herramienta DEEPL, es de los traductores más fiables que conozco. Coge la frase que dudes o incluso el correo entero y pégalo en Deepl.

Si lo vas a poner en español para que lo traduzca, hazlo bien sencillo, es decir, no redactes frases largas y complicadas. Sé concreto. Si tienes dudas sobre la traducción que te ofrece, puedes llevarla de inglés a español a ver qué traduce o contrastar con otro traductor, como Google translate, así llegarás a una frase que te sirva.

Te recomiendo también preparar frases que uses con mucha frecuencia, llevarlas al traductor, y hacerte otra “chuleta” con ellas para usarlas cada vez que las necesites.

Otra herramienta, un poco más compleja es la App Hemingway. Con ella podrás ver si tu texto es conciso en cuanto al inglés o no. Tan solo tienes que ir a la aplicación y copiar el texto de tu correo, lo envías y ‘Hemingway’ lo que hace básicamente es analizar el texto, para ver si es fácil de leer o no. Y te dice por ejemplo si es un grado 5, que no está mal y luego te indica las cosas que deberías repasar. En definitiva, te da una puntuación sobre la legibilidad o el ‘readability’ de tus correos.

Pequeños errores habituales cuando traducimos al inglés.

Cuando pensamos en castellano para responder en inglés, cometemos errores muy comunes, aquí tienes los más habituales:

Y hasta aquí nuestras tips para tus correos en inglés. Siempre con la intención de ayudarte en tu espacio de trabajo en casa 😊

¡Hasta pronto!