Dirigir personas trabajando a distancia, claves básicas.

Una de las cosas más importantes que los CEOS, directivos y gestores de las empresas han aprendido en los últimos años es que una oficina física no es una necesidad absoluta.

Liberados de tener que reunir a los empleados en un lugar físico a diario, son muchas las empresas que utilizan ahora equipos en remoto que reclutan talento de todo el mundo.

El trabajo a distancia no sólo reduce los costes de la empresa, sino que también aumenta la productividad, la moral, la retención de talento y la fidelidad de los empleados.

A pesar de las ventajas, los equipos remotos presentan un problema clave: ¿cómo pueden los directivos gestionar eficazmente un equipo repartido por todo el mundo sin poder controlar físicamente lo que hace el equipo?

Si eres un directivo responsable de un equipo a distancia, presta atención a los 12 consejos que comparto en este artículo, para liderar equipos en teletrabajo de manera eficiente.

Primeramente, entendamos qué es un equipo remoto y los retos que supone su gestión.

¿Qué es un equipo a distancia o en teletrabajo?

Un equipo remoto se define como un conjunto de profesionales que trabajan en la misma organización, dependen del mismo jefe y están comprometidos con un objetivo empresarial común, pero trabajan fuera de la oficina tradicional.

Al no estar limitados en la oficina tradicional, las personas que conforman los equipos remotos suelen vivir en ciudades, países y continentes diferentes, y a veces incluso tienen zonas horarias y culturas distintas.

Lo que importa no es su ubicación física, sino el conjunto de habilidades que aportan y su capacidad para trabajar de forma independiente y mantener la productividad y la buena comunicación.

Debido a su dispersión geográfica, los equipos remotos dependen de la tecnología para trabajar juntos y colaborar en los proyectos.

Los equipos remotos dan a las organizaciones acceso a grupos de talento fuera de su ubicación geográfica, lo que ayuda a las organizaciones a minimizar los costes asociados con el uso de espacio de oficina físico.

Retos de la gestión de equipos remotos.

La falta de interacción cara a cara, así como la diversidad geográfica, hacen que la gestión de equipos remotos sea mucho más difícil que la de un equipo colaborativo.

Estos son algunos de los desafíos a los que puede enfrentarse al gestionar un equipo a distancia:

1. Problemas de comunicación.

La comunicación personal en una oficina tradicional hace que la comunicación interna sea muy eficaz. Todo el mundo sabe en qué están trabajando los demás miembros del equipo y no es difícil recabar opiniones de ellos.

En un equipo a distancia, la comunicación abierta no es tan fácil, pero es esencial si el equipo quiere alcanzar sus objetivos. Utilizar sólo el correo electrónico es ineficaz y suele provocar retrasos en la comunicación.

Una buena manera de superar el problema de la comunicación cuando se gestionan equipos remotos es crear un espacio dedicado a la comunicación. Por ejemplo, puedes utilizar herramientas como Slack o Microsoft Teams, que son softwares colaborativos, para comunicarte rápida y eficazmente en ambos sentidos.

Otra forma eficaz de mejorar la comunicación dentro de un equipo remoto es desarrollar una política de comunicación para el equipo.

Puedes decidir, por ejemplo, que las llamadas programadas se utilicen para las actualizaciones importantes del proyecto, los correos electrónicos y las herramientas de gestión de proyectos para establecer las tareas, mientras que los canales como Slack o Teams pueden utilizarse para las discusiones y otras comunicaciones habituales.

2. Seguimiento del rendimiento y la productividad.

Esta es una de las peores pesadillas para los directores de equipos remotos. ¿Cómo puedes saber realmente si los miembros de tu equipo remoto están trabajando? Alguien puede decir que está trabajando cuando en realidad está viendo una serie de televisión en Netflix.

La mejor manera de abordar este problema es hacer un seguimiento de la productividad de los empleados por el trabajo que realizan, en lugar de por el tiempo empleado.

Por ejemplo, si tienes un equipo de creación de contenidos a distancia, puedes hacer un seguimiento de su productividad por la cantidad de contenidos que cada uno de ellos hace cada día o cada semana. De este modo, resulta fácil identificar a las personas que no están haciendo su trabajo.

3. Dificultades de programación, videoconferencias, llamadas.

Cuando se tiene un equipo remoto disperso en diferentes zonas horarias, la programación de videoconferencias y llamadas telefónicas se convierte en un gran reto.

El problema se agrava cuando el equipo remoto está formado por personal independiente con un horario de trabajo flexible.

Afortunadamente, hay herramientas que se pueden utilizar para facilitar la programación de los equipos remotos. Por ejemplo, puedes utilizar herramientas de encuesta que permitan a los participantes del equipo seleccionar una fecha y una hora en la que estén disponibles para una reunión o una llamada.

Otra opción es utilizar sitios web que puedan evaluar el calendario de cada empleado y programar reuniones y llamadas en función de su disponibilidad.

4. Diferencias culturales.

Si tus empleados o las personas que conforman tu equipo remoto están repartidos por todo el mundo, seguro que tienen algunas diferencias culturales y esto podría generar problemas para el equipo.

La cultura de un individuo influirá en su visión del trabajo y del éxito, en su forma de priorizar las tareas, en su interacción con otros miembros del equipo, en su personalidad, en su estilo de comunicación, etc.

En algunos casos, estas influencias pueden crear fricciones entre los componentes del equipo, lo que conduce a la insatisfacción, la disminución de la moral del equipo y la reducción de la productividad.

Para hacer frente a estos problemas como gestor, debes conocer las influencias culturales de todas las personas de tu equipo. A continuación, puedes elaborar un plan para mantener una relación sana entre todos, teniendo en cuenta sus diferencias culturales

5. Creación de equipos y comunicación

En una oficina tradicional, los empleados pueden conversar en el coffee-corner, por los pasillos, durante el almuerzo o incluso quedan después del trabajo para tomar algo. Esto ayuda a crear fuertes vínculos entre ellos, lo que a su vez facilita el trabajo en equipo y la colaboración en los proyectos.

En un equipo a distancia no existen estas oportunidades de interacción no relacionadas con el trabajo, lo que dificulta la cohesión del equipo.

Como gestor, puedes hacer algunas cosas para fortalecer la unión del equipo, por ejemplo, organizar un evento al año, donde os reunáis todos presencialmente, en un retiro perfecto para la ocasión. Otra cosa es crear grupos en las redes sociales para el equipo remoto, celebrar los cumpleaños de los empleados, reconocer y celebrar sus triunfos para el equipo, etc.

6. Distracciones.

En una oficina tradicional, las organizaciones se esfuerzan por ofrecer un entorno de trabajo libre de distracciones para que los empleados puedan concentrarse en su trabajo.

Por otro lado, quienes teletrabajan a distancia lo hacen desde diversos lugares: desde casa, en un café al aire libre, en la biblioteca, en un espacio de co-working, etc, a veces encuentran dificultades para controlar las distracciones y los despistes.

Por ejemplo, en casa los niños o las mascotas pueden interrumpir; en una cafetería, los camareros o el público pueden dar conversación, alzar la voz, siendo casi imposible concentrarse plenamente en el trabajo. También la falta de ergonomía en el lugar de trabajo puede causar despiste.

Desgraciadamente, no hay mucho que tú, como directivo, puedas hacer al respecto, excepto animar a los trabajadores remotos a encontrar o crear un espacio de trabajo donde concentrarse resulte muy fácil.

Gestión del trabajo a distancia: cómo dirigir equipos remotos.

A pesar de los retos que supone la gestión de un equipo a distancia, hay consejos que son infalibles para tener éxito liderando equipos remotos, como los 12 que te presento a continuación:

Los 12 consejos infalibles para liderar equipos en remoto.

1. Se claro sobre tus expectativas y requisitos.

Cuando se trabaja con un equipo repartido en diferentes lugares, es importante asegurarse de que todo el mundo tiene claro lo que se requiere y espera de ellos. Hay que tener procesos, flujos de trabajo y procedimientos estándar para todo.

Algunas de las cosas que debes tener en cuenta son:

  • Horario de trabajo.
  • Formas habituales de comunicación con el equipo.
  • Plazos de respuesta a los correos electrónicos y a las consultas.
  • Disponibilidad de los miembros del equipo.
  • Asistencia a las reuniones.
  • Plataformas y herramientas para el seguimiento del trabajo.
  • Proyectos y plazos clave.
  • Cómo señalar cuando los miembros del equipo tienen problemas o preguntas.

Tener todo esto claro facilitará el trabajo conjunto y el buen entendimiento, reduciendo el riesgo de conflicto dentro del equipo.

2. Comprobación periódica.

Reservar tiempo para celebrar reuniones formales o informales con las personas que conforman tu equipo, para saber cómo van las cosas.

Durante estas comprobaciones, averigua en qué está trabajando cada persona, cómo avanzan sus proyectos, cuáles son sus objetivos para la semana, qué lograron la semana anterior, sus principales prioridades, etc. No olvides preguntar también por su bienestar general.

Estas comprobaciones te van a permitir conocer mejor la productividad y el rendimiento de cada uno de los empleados, las cargas de trabajo, las necesidades y los retos, los niveles de estrés y su experiencia laboral en general.

3. Invertir en las herramientas adecuadas.

Con tu equipo repartido por todo el mundo, dependerás de la tecnología para casi todo. Comunicación, gestión de proyectos, seguimiento del rendimiento de los empleados, intercambio de documentos, etc.

Para que todas estas actividades se desarrollen de forma fluida y eficaz, hay que invertir en las herramientas y plataformas adecuadas. En el nivel más básico, necesitas invertir en herramientas de gestión empresarial que te ayuden a gestionar tu equipo remoto.

Una sólida herramienta de gestión empresarial te ofrece una ubicación central desde la que puedes hacer todo lo siguiente:

  • Comunicarte con su equipo disperso geográficamente.
  • Asignar tareas a cada uno de ellos.
  • Seguir el progreso de los diferentes proyectos.
  • Seguimiento de las horas de trabajo de los miembros del equipo y de su productividad.
  • Compartir información con los miembros de tu equipo en tiempo real.
  • Discutir con ellos cualquier tema.
  • Automatizar los flujos de trabajo y las tareas de gestión.

Con las herramientas adecuadas es mucho más fácil vigilar a tu equipo remoto, mantener a todos en la misma página y mejorar el trabajo en equipo, asegurando que nada se pierda.

4. Equipar adecuadamente al equipo en teletrabajo.

El personal de la oficina suele estar equipado con todo lo que necesita para hacer su trabajo con eficacia: un buen ordenador, Internet fiable, un buen sistema telefónico de oficina, mobiliario ergonómico, etc.

Cuando se trata de equipos remotos, muchas organizaciones asumen que todo lo que se necesita es un ordenador portátil y una conexión a Internet.

Aunque su equipo remoto puede realizar el trabajo utilizando sólo un portátil y una conexión a Internet, esta configuración no es óptima y puede afectar a la calidad de su trabajo.

Por eso es importante desarrollar un plan para equipar a todos los empleados con las herramientas adecuadas para hacer su trabajo con eficacia. Esto incluye ordenadores de alta calidad, equipos de videoconferencia, mobiliario ergonómico, una conexión estable a Internet, etc.

Para ello, puedes ofrecer a tu equipo remoto una ayuda financiera que les permita adquirir todo el equipo que necesitan para realizar su trabajo. Por ejemplo, Automattic, la empresa que está detrás de WordPress, da a sus empleados remotos una asignación para crear una oficina en casa adecuada.

Además de dotarles de las herramientas adecuadas, también es importante dotar al personal de las habilidades y conocimientos adecuados. Esto podría significar pagar cursos online para el equipo o darles acceso a una plataforma de aprendizaje online como Coursera o LinkedIn Learning.

5. Contratar al personal adecuado.

Aunque a muchos empleados les gusta la idea de trabajar a distancia, conviene recordar el trabajo a distancia no es adecuado para todos.

Algunos empleados necesitan supervisión y apoyo constantes para garantizar una productividad óptima. En un entorno de oficina esto no suele ser difícil, ya que es más fácil supervisar al empleado y lo que está haciendo.

En un entorno de trabajo a distancia es mucho más difícil vigilar a esa persona, y sin esa supervisión puede empezar a relajarse.

Esto no sólo afecta a su productividad, sino que también puede afectar a la moral del equipo, lo que se traduce en una menor productividad de todo el equipo.

Para evitar este tipo de situaciones, hay que tener mucho cuidado al contratar trabajadores a distancia. Lo ideal es contar con personas que sepan manejarse solas, empleados en los que se pueda confiar para que hagan lo que se les pide con una mínima supervisión.

6. Centrarse en los resultados, no en las actividades.

En la oficina tradicional, el rendimiento laboral se suele medir (y de forma errónea) por el tiempo que una persona pasa en la oficina. Si llegas a tiempo, pasas todo el día en tu mesa y no te vas antes, se considera que has completado una jornada de trabajo.

Cuando se gestiona un equipo remoto, resulta muy difícil hacer un seguimiento de cómo los empleados emplean su tiempo. Utilizar este método para evaluar el rendimiento de tus empleados a distancia sólo provocará desconfianza.

Lo que deberías hacer como gestor es centrarte en los resultados de tu equipo remoto en lugar de intentar hacer un seguimiento de cómo emplean su tiempo.

Determina lo que tu equipo remoto debe realizar en el tiempo asignado, y luego déjales hacer. No importa si se pasan el día viendo vídeos de gatos o si hacen su trabajo por la noche, siempre que el trabajo se haga a tiempo.

7. Documentar adecuadamente todos los procesos de trabajo.

En una oficina tradicional, si un empleado tiene un problema al intentar hacer algo, no hay mucha dificultad. Puede acercarse fácilmente a la mesa de un compañero y pedirle ayuda.

Para los equipos remotos, esto no es una opción. Y lo que es peor, intentar que otro miembro del equipo te ayude puede suponer pasar todo el día esperando una respuesta de otra persona.

La mejor manera de manejar estas situaciones es asegurarse de que todos los procedimientos de trabajo están bien documentados.

Por ejemplo, para un equipo de creación de contenidos a distancia, habría que tener una guía de formato de artículos, que incluya instrucciones de estilo, tono, procedimientos de investigación de palabras clave, todo bien documentado y accesible a todos.

8. Dedica tiempo a que las personas de tu equipo se comuniquen y se relacionen.

A menudo, los miembros de los equipos remotos sólo interactúan entre sí cuando discuten cuestiones relacionadas con el trabajo. No hay espacio para la comunicación y la creación de lazos. Por desgracia, esto puede llevar a que los empleados se sientan aislados y desconectados del resto del equipo.

Como directivo, tienes la obligación de crear oportunidades para que tu equipo se comunique y cree relaciones significativas más allá del trabajo. La idea es crear el equivalente virtual de las conversaciones que tienen lugar cuando los compañeros almuerzan, cuando se encuentran en el pasillo, etc.

Entonces, ¿cómo hacerlo si los miembros del equipo nunca se comunican en persona?

Una forma de hacerlo es organizar “horas felices virtuales” en las que los empleados puedan reunirse en línea y participar en conversaciones no relacionadas con el trabajo. También puedes crear un espacio para que hablen antes o después de las reuniones de trabajo y se relacionen en un ambiente relajado.

Otra forma de hacerlo es crear un grupo de WhatsApp o Facebook para tu equipo. El objetivo es proporcionar un espacio para que los miembros del equipo hablen de manera informal, en lugar de que el grupo actúe como otro medio de comunicación relacionado con el trabajo.

9. Anima al equipo a la desconexión digital tras finalizar su jornada laboral.

Cuando se tiene un equipo remoto repartido en varias zonas horarias, es inevitable que algunos correos electrónicos y chats de trabajo se envíen cuando algunos miembros del equipo tienen horas libres.

Desgraciadamente, el concepto de trabajo a distancia a menudo difumina la línea entre las horas de trabajo y las de no trabajo, y es posible que algunos empleados respondan a solicitudes de trabajo incluso en horas no laborables. Esto lleva a situaciones en las que algunos empleados sienten que están siempre en el trabajo, echando más horas y sin desconectar.

Aunque esto puede suponer un aumento de la productividad a corto plazo, a la larga provocará estrés en el trabajo y agotamiento entre los empleados.

Para evitarlo, anima siempre a los empleados remotos a desconectarse y a no responder a las llamadas de trabajo fuera de horario. Esto hará que tu equipo a distancia se sienta en confianza y aumentará su bienestar general, lo que conducirá a un aumento de la productividad.

10. Aprovecha el vídeo.

En la comunicación hay mucho más que las palabras que decimos. La forma en que decimos las palabras, el lenguaje no verbal: nuestros gestos, expresiones faciales e incluso nuestra postura corporal también conllevan un significado que puede realzar lo que decimos.

Desgraciadamente, si sólo confías en el correo electrónico y las herramientas de mensajería para comunicarte con tu equipo remoto, te estás perdiendo gran parte de lo que los miembros de tu equipo intentan transmitir.

Por eso es importante que si gestionas un equipo a distancia utilices el vídeo en la medida de lo posible. La comunicación por videoconferencia, no sólo te va a permitir generar comodidad y confianza con tu equipo, sino que también te permitirá calibrar su estado de ánimo, sus reacciones a los cambios de planes, etc.

Esta comprensión, a su vez, le ayudará a entender mejor sus costes y a gestionar mejor tu equipo remoto.

Sin embargo, esto no significa utilizar el vídeo para todas las comunicaciones. Sólo servirá para hacer perder el tiempo a la gente y perjudicar su productividad. Puedes reservar la comunicación por vídeo para reuniones de grupo, controles individuales y anuncios.

11. El inconveniente de equilibrar horarios.

Programar reuniones cuando tienes empleados en diferentes zonas horarias es un gran problema. Es inevitable que algunos miembros del equipo tengan que asistir a reuniones en horarios poco convenientes.

Digamos, por ejemplo, que tienes un miembro del equipo en Nueva York, otro en España y otro en Tokio. Si programas una reunión para las 9:00, hora de Nueva York, será a las 14:00 en España y a las 22:00 en Tokio.

En este caso, es posible que la mayoría de las reuniones se celebren a horas poco convenientes para el empleado de Tokio.

Para evitarlo, es importante equilibrar los inconvenientes del horario programando algunas reuniones en un momento más conveniente para todos.

Esto demuestra la solidaridad con el miembro del equipo que a menudo sufre y ayuda a otros miembros del equipo a apreciar los sacrificios que esta persona hace regularmente para asistir a las reuniones.

12. Tómate el tiempo necesario para conocer y comprender a tus empleados remotos.

Cuando se interactúa con un empleado de forma regular en persona, es bastante fácil conocerlo: su personalidad, su motivación, su estilo de trabajo, etc. Con un equipo on line, es mucho más difícil porque todas las interacciones se producen electrónicamente.

Aunque no tengas el privilegio de la comunicación cara a cara, puedes utilizar herramientas como test de personalidad para comprender mejor a tus empleados. A continuación, puedes utilizar esta información para gestionar mejor a todo el equipo.

Por ejemplo, si sabes que uno de los empleados es introvertido, puedes reducir la frecuencia con la que realizas videollamadas con él e idear formas alternativas de realizar controles con él.

Y hasta aquí los 12 consejos para gestionar equipos en teletrabajo. Te animo a comenzar a practicarlos y pedir feedback de manera periódica.

Es fácil recibir comentarios en la oficina. Sin embargo, cuando las personas trabajan a distancia, es mucho más difícil que compartan sus opiniones.

Como buen gestor, debes pedir regularmente al equipo remoto que te dé su opinión sobre tus procesos y flujos de trabajo, proyectos, reuniones de equipo e incluso tu estilo de gestión en general. Pedir opiniones le permite identificar las oportunidades de mejora.

Ten en cuenta que no debes pedir opiniones sólo porque sí. Responde siempre a los comentarios del equipo remoto y actúa en consecuencia. De lo contrario, sentirán que los das por sentado y dejarán de compartirlos.

R.M.L